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Archivistique, Documentation, GED, Record Management

Outil de mise en œuvre des principes et techniques régissant La création, L’évaluation,

L’accroissement, Le classement, La description, L’indexation, La diffusion et La préservation des archives.

Par ce service, AFEC Cameroun permet à votre entreprise/Organisation/Administration :

D’assurer la continuité de sa gestion ;

De satisfaire les exigences de son environnement réglementaire ;

D’assumer ses responsabilités à l’égard de ses employés, de ses clients et, éventuellement, de ses actionnaires ;

De constituer son patrimoine archivistique susceptible d’être partagé avec l’ensemble de la société.

AFEC est le partenaire dès qu’il s’agit de :

  • Prouver (utilité juridique) ;
  • Se souvenir (utilité administrative) ;
  • Comprendre (utilité scientifique) ;
  • S’identifier (utilité sociale).

Outil de mise en œuvre de l’ensemble des techniques permettant le traitement permanent et systématique de documents ou de données, incluant la collecte, le signalement, l’analyse, le stockage, la recherche, la diffusion de ceux-ci, pour l’information des usagers.

AFEC Cameroun assure les activités suivantes au sein de ce département :

La collecte des informations, quel que soit leur support, consiste au repérage (par le biais de sources bibliographiques que le documentaliste peut recouper entre elles), au tri et à l’acquisition des documents (par achat, abonnements...).

Le traitement est le classement et l’exploitation des documents ; autrement dit, c’est l’extraction et la mise en forme accessible (sous forme de fiche par exemple) de l’information pertinente contenue dans le document.

La diffusion de l’information ainsi traitée peut se faire de différentes manières : de façon générale ou sélective selon la nature de l’information et de ses destinataires, de façon orale ou écrite, par réponse ponctuelle, par prêt, par résumé, synthèse, note de veille… La diffusion de l'information peut également se faire par le biais de produits documentaires (documents créés par le service). Ces produits peuvent être élémentaires ou élaborés (type revue de presse, bulletin documentaire), interactifs (foires aux questions, blogs...), et apportent une valeur ajoutée en ce qu'ils traitent et ordonnent l'information qu'ils transmettent aux utilisateurs.

AFEC Cameroun est valablement la bonne adresse pour votre besoin d’organisation matérielle et informatique d'une bibliothèque ou d'un centre de documentation

Est une solution mise en œuvre pour répondre aux besoins des utilisateurs dont l’objectif est de faciliter l’accès aux documents par les membres de l’entreprise.

AFEC Cameroun expertise votre situation documentaire et implémente pour vous un système qui est essentiellement dédié à la gestion quotidienne des documents pour la conduite des affaires courantes.

L’outil GED est spécifique en ce qu’il

Permet la modification des documents et la production de plusieurs versions ; Peut permettre la destruction des documents par leurs auteurs ; Peut comporter la gestion de durée de conservation ; peut comprendre une structure organisée de stockage sous le contrôle des utilisateurs.

Vous avez des enjeux organisationnels et stratégiques, AFEC Cameroun réalise pour vous une rationalisation des flux d’informations et donc un gain de temps :

  • Localiser plus rapidement l’information
  • Éviter la perte de documents
  • Éviter le redoublement des processus

Vous avez des enjeux plutôt techniques, AFEC Cameroun vous outille en GED en termes de :

    La pérennité des documents et de leurs supports

    L’interopérabilité : les documents peuvent être accessibles sur différentes plates-formes et pour des usagers divers

    La sécurité des données grâce à une fonctionnalité de gestion des accès

    La traçabilité : retrouver l’historique, l’utilisation, la localisation d’une entité au moyen d’identifications enregistrées

C'est la fonction d'organisation et de gestion de l’ensemble des documents, quels que soient leur forme ou leur support,
produits ou reçus par toute personne physique ou morale dans l’exercice de ses activités ou de ses obligations légales.
L’expertise de AFEC Cameroun déploie pour vous, et de façon pertinente, toutes les activités y relatifs, à savoir :
  1. Identification, Description et Documentation de toutes les activités du producteur, avec
    les missions et attributions de chaque service. La culture, notamment le vocabulaire
    de l'organisme, est parfaitement respectée ;
  2. Liste des documents qui découlent de ces activités, hiérarchisés dans un plan de classement ;
  3. Sélection des documents à prendre en compte dans le système, en fonction
    des besoins d'information des équipes, de la règlementation en vigueur et du risque
    qu'il y aurait à ne pas produire tel ou tel document. Appliquer le records management
    à tous les documents est en effet inutile et mobiliserait des moyens trop importants ;
  4. Détermination des durées de conservation de chaque document retenu ;
  5. Détermination des règles de communication et d'accès aux documents (degrés de
    sécurité et de confidentialité des documents et niveaux d'habilitations des utilisateurs) ;
  6. Conception du système global, recouvrant les modalités d'entrée des documents dans
    le système (enregistrement et immatriculation), les modalités de classement, d'indexation
    et de stockage et la gestion du sort final des documents : destruction ou versement
    à un service d'archives historiques ;
  7. Mise en œuvre du système, en articulation avec les autres systèmes d'information de
    l'organisme : gestion du courrier ou process établi dans le cadre d'une démarche qualité, par exemple

Résultat obtenu : vous disposez à tout instant de tout document dont vous puissiez avoir
besoin pour conduire vos activités, répondre aux exigences légales et réglementaires,
et vous protéger en cas de contentieux.

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